U hebt een merk aangevraagd. Kort daarna ontvangt uw administratie een brief met uw merknaam, een registratienummer en een bedrag dat snel betaald moet worden. Dat ziet er overtuigend uit. Toch is die herkenbare informatie op zichzelf geen bewijs dat u iets verschuldigd bent.
Zoek vóór betaling uit voor welke dienst of officiële heffing u moet betalen. Controleer vervolgens wie om betaling vraagt en of de betaalgegevens bij die partij horen. Hieronder leest u hoe u de opdracht, rekeninggegevens en afzender afzonderlijk controleert.
Waarom komt zo'n brief juist na een merkaanvraag?
Het Benelux-Bureau voor de Intellectuele Eigendom (BOIP) beheert het merkenregister voor de Benelux. BOIP waarschuwt dat sommige aanbieders merkhouders rechtstreeks benaderen met correspondentie die van BOIP of een andere officiële instantie lijkt te komen. Dat blijkt dan niet zo te zijn. De waarschuwing van BOIP over verdachte brieven en facturen helpt om dat risico te herkennen.
Een vermelding van uw echte merknaam maakt een commerciële aanbieding dus nog geen verplichte stap in uw aanvraag. Lees welke dienst wordt aangeboden. Een opname in een onbekende databank of een extra publicatie kan iets anders zijn dan de registratie waarvoor u opdracht hebt gegeven.
Leg het betalingsverzoek naast uw eigen opdracht
Pak de opdrachtbevestiging van uw merkenbureau of de stukken van uw eigen aanvraag erbij. Zoek de genoemde dienst en het betalingsmoment op. Kunt u die niet terugvinden, vraag dan eerst om uitleg via uw bestaande contactpersoon.
- Waarvoor betaalt u? Voor een afgesproken dienst, een officiële heffing of een nieuwe aanbieding die nog niet is aanvaard?
- Wie heeft de opdracht gegeven? Controleer dit ook bij collega's voordat de administratie een onbekende factuur verwerkt.
- Welke gegevens kunt u onafhankelijk controleren? Vergelijk de afzender en referentie met uw eigen administratie. Neem gegevens uit de ontvangen brief niet automatisch over.
Deze controle sluit aan op het advies van KVK om factuurfraude te herkennen: controleer of het product of de dienst werkelijk is besteld en vergelijk de gegevens met uw administratie.
Een kloppend rekeningnummer is nog geen akkoord om te betalen
De begunstigde is de partij die het geld op het vermelde IBAN ontvangt. Controleer via uw bekende contactpersoon of de officiële website welke begunstigde en welk IBAN bij de betaling uit uw dossier horen. Wijkt de naam of het rekeningnummer op de factuur daarvan af? Laat het verschil eerst uitleggen via dat vertrouwde contact. Zelfs als naam en rekeningnummer bij elkaar horen, blijft de kernvraag: hoort deze factuur bij uw opdracht? Een echte bankrekening kan immers bij een onbekende aanbieder horen.
Een denkbeeldige situatie: een brief noemt uw juiste merknummer en vraagt geld voor opname in een internationaal register. Uw administratie herkent het merk en wil betalen. Laat eerst uw vaste contactpersoon bevestigen of die opname onderdeel is van uw opdracht. Het juiste nummer alleen beantwoordt die vraag niet.
Vraag bij twijfel na via een bekend contact
EUIPO is het Bureau voor intellectuele eigendom van de Europese Unie en behandelt EU-merken. Lijkt het verzoek van deze instantie te komen? EUIPO meldt dat het gebruikers geen facturen of brieven stuurt met directe betalingsverzoeken voor diensten. Vergelijk de ontvangen brief met de waarschuwing en voorbeelden van EUIPO en verifieer de afzender voordat u betaalt.
WIPO, de Wereldorganisatie voor de Intellectuele Eigendom, beheert het Madrid-systeem voor internationale merkregistraties. Bij die route waarschuwt WIPO voor betalingsverzoeken die niet van WIPO komen en losstaan van de verwerking van uw aanvraag. WIPO adviseert bij vragen over zo'n brief contact op te nemen met uw vertegenwoordiger of WIPO zelf. Zie de WIPO-waarschuwing met voorbeelden van misleidende facturen.
Loopt uw aanvraag via Merkbescherming Benelux, EU & wereldwijd bij Merkenbureau Van Asselt? Leg het ontvangen verzoek dan voor via uw bestaande contactpersoon. Gebruik het telefoonnummer dat u al kent of zelf op de officiële website vindt, niet de gegevens in de verdachte brief. Stuur de volledige brief of mail mee, inclusief afzender, bedrag, referentie en de genoemde uiterste betaaldatum. Zo kan de vraag worden gekoppeld aan uw aanvraag en afspraken.
Bewaar het bericht en wacht met betalen zolang u de verplichting niet hebt kunnen bevestigen. Staat er bijvoorbeeld ook in uw eigen aanvraagstukken een uiterste betaaldatum? Laat dan vóór die datum controleren wat u verschuldigd bent en aan wie. Een verdachte brief is geen reden om een echte termijn te laten verlopen. Klik ondertussen niet op onbekende betaal- of inloglinks en geef via zo'n link geen aanvullende gegevens door.
Maak intern één afspraak over merkfacturen
Laat onbekende betalingsverzoeken rond uw merk eerst langs de collega lopen die de aanvraag beheert. Zet in het dossier wie uw vaste contactpersoon is en welke kosten al zijn afgesproken. Daarmee heeft de administratie een concreet controlepunt wanneer de volgende brief binnenkomt.
Wilt u daarnaast weten welke posten bij een gewone aanvraag horen? Lees dan het bestaande artikel over de kosten van merkonderzoek en registratie. Gebruik dat als uitleg; of een specifieke factuur betaald moet worden, blijft een controle van uw eigen opdracht en dossier.
